Как повысить продуктивность: 9 способов оптимизировать свой режим дня

Управление временем и планирование дня – залог успешной жизни современного делового человека.

Журналисты Відкритого подготовили действенные советы, которые помогут оптимизировать режим и повысить вашу продуктивность.

9 способов оптимизировать свой режим дня и повысить продуктивность

На протяжении всего рабочего дня необходимо быть максимально сосредоточенным на работе, несмотря на множество отвлекающих факторов. Сделать это довольно непросто, однако, при правильном планировании и оптимизации режима дня, будет легче увеличить свою продуктивность.

Способ 1: Планирование дня

Самый простой и эффективный способ — это планирование своего дня. Оно помогает повысить продуктивность и качество рабочего процесса.

Планирование может быть короткосрочным, среднесрочным и долгосрочным. Главное — это расставить приоритеты и выполнять ранее поставленные задачи поэтапно.

Как правильно составлять план дня

К созданию плана дня нужно относится максимально ответственно. Важно грамотно расставить приоритеты и создать комфортные условия для реализации поставленных задач.

Чтобы грамотно оформить план дня рекомендуем придерживаться следующих рекомендаций:

1. Составьте список своих дел;
2. Записывайте все дела как большие, так и маленькие;
3. Проанализируйте список и расставьте дела по приоритетности;
4. Учитывайте дедлайны;
5. Оптимизируйте свой список и разработайте план действий;
6. Во время планирования выделите время на сон и отдых.

Помните, что физическая активность и умственная работы не должны быть слишком напрягающими.

Использование технологий для планирования

Существует множество технологий для планирования дня. Так называемый тайм-менеджмент необходим для планирования времени, которое требуется выделить для решения поставленных задач. Во главе всего стоит оптимизация режима дня.

Матрица Эйзенхауэра. Методика определения приоритетов, которая помогает сфокусироваться на том, что действительно важно. Чтобы распланировать свой день по этому принципу, нужно рассортировать задачи на:

• важные и срочные — те, которые нужно сделать обязательно сегодня и в первую очередь. При грамотном планировании задач, этой категории не должно быть вообще. Если они есть, значит вы что-то не успели в прошлые дни;
• несрочные, но важные — обычные задачи в списке дел на день;
• срочные, но неважные — дела, которые нельзя откладывать, но они не приближают к достижению целей;
• несрочные и неважные — дела, которые не приносят никакой пользы и занимают время впустую. Обычно их можно вычеркнуть без ущерба для прогресса и продуктивности.

Задачи по этому методу удобно записывать, разделив квадрат на бумаге или в электронной таблице на 4 сегмента.

Фиксировать дела и планы. Какую бы идеальную систему планирования вы не выбрали, она не будет работать, если все дела держать в голове. Кроме того, пытаясь сохранить планы в памяти, вы снизите эффективность работы над задачами и будете все время нервничать, опасаясь что-то забыть. Поэтому фиксировать задачи точно надо, главное — выбрать для себя удобный способ.

Маркерная доска. Этот способ подойдет для тех, кто хочет вести список дел вручную. Правда, вернуться на неделю назад и посмотреть записи и пометки не получится — каждый день с чистого листа. Зато все крупно и на виду.

Делить большие дела на простые и понятные части. Этот довольно простой, но действенный метод призван упростить нашему мозгу восприятие задач.

Способ 2: Организация рабочего места

Для максимальной продуктивности во время профессиональной деятельности специалисты рекомендуют ответственно подойти к обеспечению своего комфорта. Важно, чтобы на рабочем месте быть все под рукой и, главное, ничего не мешало.

Следует учитывать свои психологические и физические особенности, а также уделить внимание предметам, которые используются вами чаще всего.

Влияние рабочего пространства на производительность играет большую роль и этим не стоит пренебрегать.

Как организовать рабочее пространство для повышения эффективности

Ваше рабочее пространство должно располагать к продуктивной работе. Важно помнить, что существует множество раздражающих факторов, которые следует минимизировать.

1. Настройте оборудование: ПК и периферию;
2. Подберите стул или кресло;
3. Держите своё рабочее место в чистоте
4. Спрячьте или перенесите всю ненужную канцелярию.

Важную роль играет коллектив, настроению которого вы так или иначе будете подвержены.

Примеры эффективных рабочих привычек

• Откажитесь от всего ненужного на время работы. Это поможет максимально сосредоточится на достижении ранее поставленных задач, а также оптимизировать время, затрачиваемое на работу.

• Сначала разберись с текучкой. Важно уметь правильно расставлять приоритеты. Во время работы на вас может навалится множество задач разной степени сложности и дедлайнов. Их все следует структурировать и выполнять исходя из актуальности и важности.

• Не пытайтесь сделать несколько задач одновременно. Многозадачность — миф, ведь почти никто не умеет делать несколько дел одновременно без потери качества. Следует выполнять задачи поэтапно с учетом всех обстоятельств.

Способ 3: Перерывы и отдых

Перерывы играют важную роль в построении рабочего дня. Важно понимать, что среднестатистический человек может работать максимально эффективно не более 3-4 часов без отдыха. После этого качество его работы существенно падает.

Доказано, что небольшой перерыв полезнее, чем вы думаете: недавнее исследование, проведенное Национальным институтом здравоохранения, показало, что «отдых играет такую же важную роль в приобретении новых навыков, как и практика».

Как правильно делать перерывы и на что обращать внимание

По словам специалистов, самое главное, что следует делать во время отдыха — это отложить на время работу, которой вы занимаетесь. Если это физический труд стоит дать себе передышку, разгрузить тело и перевести дух. Если же вы занимаетесь умственной деятельностью важно на время перенести свой фокус внимания на то, что приносит вам удовольствие.

Здесь важную роль играют особенности каждого человека, а также его предпочтения в проведении досуга.

Приемы расслабления для улучшения качества отдыха

1. Общайтесь с коллегами. Это поможет без проблем и сожалений уделять себе немного времени в течение трудового дня.
2. Установите границы. Определите, что для вас важно, научитесь говорить нет и делать то, что обычно не принято (например, перерывы в течение дня).
3. Погуляйте на свежем воздухе. Обратите внимание на свое окружение и соблюдайте принципы «купания в лесу», не отвлекаясь на телефон.
4. Вздремните. Исследования показывают, что такой отдых помогает перезагрузить тело и разум, повысить уровень энергии, работоспособность и настроение.
5. Займитесь тем, что вам нравится. Мотивируйте себя на перерыв, запланировав что-то, чем вы хотите заняться.

Способ 4: Управление электронной почтой и социальными сетями

Электронная почта и социальные сети существенно влияют на производительность. Они могут отвлекать вас от решения актуальных вопросов.

Для некоторых специалистов социальные сети могут быть источником дохода, для других, наоборот, раздражающим фактором. Важно дозировать количество рабочего времени, которые вы тратите на коммуникацию и обычное общение с друзьями в соцсетях.

По словам специалистов, человек способен максимально фокусироваться на выполнении лишь одного дела, все остальное следует на время отложить. Например, если офисный работник будет отвлекаться от основной работы на сообщения от друзей и знакомых — его продуктивность будет падать с каждым часом.

• Проблема. В вашем рабочем пространстве слишком много всего происходит, и это отвлекает.
• Решение. Найдите простые способы управлять обстановкой. Сосредоточьтесь на том, что вы можете контролировать, и начните с этого.

Способ 5: Использование технологий для увеличения продуктивности

Существует множество технологий, помогающих повышать производительность труда. Все они призваны мотивировать работников, а также улучшать общую атмосферу в коллективе.

Примеры технологий для улучшения работы:

Метод кнута и пряника. Основным методом мотивации до сих пор остается система наказаний и поощрений, которую еще называют «кнута и пряника». Работник наказывается за любой негативный, по мнению начальства, проступок, а за положительный результат, наоборот, вознаграждается.

Премирование. Широко распространенная практика, которая применяется к сотруднику, который делает больший объем работы и проявляет большую вовлеченность. Это пример поощрения за выполненную работу.

Корпоратив. Подобные мероприятия, устраиваемые руководством организации сближают коллектив, создают приятную атмосферу и располагают к повышению продуктивности труда за счёт личной вовлеченности. Руководитель проявляет заботу о сотруднике и в то же время требует за это своевременное и качественное выполнение поставленных заданий.

Способ 6: Установка приоритетов

Установления приоритетов играет важную роль в достижении поставленных целей. Важно учитывать дедлайны задач, а также продуктивно работать над их решением.

Делегирование задач является не менее важным компонентом эффективной расстановки приоритетов. Поскольку, иногда важно передать часть дел другому человеку, разбив решение задачи на несколько частей.

Как устанавливать приоритеты:

1. Составьте список всех задач;
2. Определите, что важно: понимание истинных целей;
3. Выделите наиболее срочные;
4. Укажите очередность в зависимости от важности и срочности;
5. Избегайте возникновения конкурирующих приоритетов.

Приемы, которые помогают правильно установить приоритет

После того как вы осознаете необходимость правильной расстановки приоритетов, эта задача может показаться более сложной и вызывающей стресс по сравнению с созданием простого списка. Ключевые принципы, указанные выше, кратко изложены далее. Они помогут вдумчиво расставить приоритеты:

• Записывайте все: личные и рабочие задачи должны быть собраны в одном месте.
• Оцените долгосрочные цели: учитывайте долгосрочные цели и усилия, необходимые для их достижения.
• Разбейте крупные цели: чтобы понять, как достигать долгосрочные цели, разбейте их на части и установите, какие результаты должны быть достигнуты через год, месяц и неделю.
• Устанавливайте четкие сроки: имейте ясное понимание конечных сроков и устанавливайте их для себя лично, когда формально этого не требуется.
• Используйте метод установки очередности по срочности, а не по важности: расставьте приоритеты для срочных и важных задач; установите конкретное время для работы над важными несрочными задачами; делегируйте или удаляйте из списка все другие.
• Не допускайте воздействия отвлекающих факторов: целенаправленно избегайте конкурирующих задач, особенно по мере их усложнения.
• Рассчитывайте усилия: когда список дел становится слишком большим, расставляйте приоритеты в зависимости от требуемых усилий и быстрее справляйтесь с простыми задачами.

Способ 7: Избегание перегрузки информацией

Переизбыток информации вредит нашему умению концентрироваться. Ученые выяснили, чтобы вернутьсяр в состояние внимания человеку требуется в среднем 23 минуты.

Учитывая количество отвлекающих факторов, например, сообщения в разные каналы коммуникации, в среднем офисный сотрудник практически не находится в состоянии предельной концентрации, что негативно сказывается на результатах работы.

Как избежать перегрузки информации и повысить концентрацию

Проблема информационной перегрузки решается двумя способами: уменьшением поступающей информации либо «укреплением» мозга.

В первом случае для того чтобы избежать перегрузки информации следует:

Заниматься планированием. Разделите все дела на следующий день на группы: важные срочные, важные несрочные, неважные срочные, неважные и несрочные.

Взять на вооружение технику «Съешь лягушку». Это классический прием, который заключается в том, чтобы сделать какое-то небольшое и, возможно, не самое приятное дело именно с утра. Это позволит начать день на подъеме и с ощущением «я молодец» и «трудности мне по плечу», что в конечном итоге уменьшит и бремя информационной нагрузки.

Избегайте многозадачности. По словам специалистов, мультизадачность — это миф. Человек способен только поэтапно решать поставленные задачи без потери качества.

Приемы, которые помогают оптимизировать информацию и сократить время её обработки

Метод Помодоро. Это метод управления временем, разработанный Франческо Чирилло в конце 1980-х. Он использует таймер для того, чтобы разбить работу на 25-минутные интервалы, называемые «pomodori» (итальянское слово, означающее «помидоры») и разделенные короткими перерывами.

Способ 8: Физическая активность

Физическая активность является неотъемлемой составляющей жизни каждого человека. В здоровом теле здоровый дух! По словам специалистов, люди, которые ведут активный образ жизни менее подвержены хроническим заболеваниям и способны дольше фокусироваться на делах.

Как включить физическую активность в режим дня

Способ 9: Ментальное здоровье

Помимо физического состояния на работе важно и ментальное здоровье. Гармония в душе, которая должна уживаться с требующим постоянного тонуса, рабочим процессом. 

Как поддерживать ментальное здоровье в рабочее время

По словам специалистов, самое главное для большинства сотрудников — чтобы работа приносила ему удовольствие. Ведь это стимулирует эмоциональное и психологическое удовлетворение и само по себе даёт ему возможность развиваться.

В таких условиях намного проще поддерживать ментальное здоровье.

С точки зрения работодателя, можно использовать следующие методы ментальной поддержки сотрудников:

• поощрение работников с психическими расстройствами к успешному участию в трудовой деятельности;
• создание условий, стимулирующих перемены.

Подписывайтесь на наш Телеграм-канал и страницу Відкритого в Фейсбук, чтобы первыми узнавать о важных событиях в Днепре.