Як підвищити продуктивність: 9 способів оптимізувати свій режим дня

Управління часом та планування дня – запорука вдалого життя сучасної ділової людини.

Журналісти Відкритого підготували дієві поради, які допоможуть оптимізувати режим та підвищити вашу продуктивність.

9 способів оптимізувати свій режим дня та підвищити продуктивність

Протягом усього робочого дня необхідно бути максимально зосередженим на роботі, незважаючи на безліч відволікаючих факторів. Зробити це досить непросто, проте при правильному плануванні та оптимізації режиму дня буде легше збільшити свою продуктивність.

Спосіб 1: Планування дня

Найпростіший і найдієвіший спосіб – це планування свого дня. Це спричиняє підвищення продуктивності та якості діяльності протягом робочого дня.

Планування може бути короткостроковим, середньостроковим та довгостроковим. Головне – це розставити пріоритети та виконувати раніше поставлені завдання поетапно.

Як правильно складати план дня

До створення плану дня слід ставитися максимально відповідально. Важливо розставити пріоритети та створити собі комфортні умови для реалізації поставлених завдань.

Щоб створити план дня, рекомендуємо дотримуватися наступних рекомендацій:

1. Складіть список своїх справ;
2. Записуйте всі справи як великі, так і маленькі;
3. Проаналізуйте список та розставте справи з пріоритетності;
4. Враховуйте дедлайн;
5. Оптимізуйте свій список та розробіть план дій;
6. Під час планування виділіть час на сон та відпочинок.

Пам’ятайте, що фізична активність та розумова робота повинна бути в міру напруженними.

Використання технологій для планування

Існує багато технологій для планування дня. Так званий тайм-менеджмент потрібен для планування часу, який необхідно виділити на вирішення поставлених завдань. На чолі всього стоїть оптимізація режиму дня.

Матриця Ейзенхауера. Методика визначення пріоритетів, яка допомагає сфокусуватися на тому, що справді важливо. Щоб розпланувати свій день за цим принципом, потрібно розсортувати завдання на:

• важливі та термінові — ті, які потрібно зробити обов’язково сьогодні й насамперед. При грамотному плануванні завдань цієї категорії не повинно бути взагалі. Якщо вони є, то ви щось не встигли зробити;
• нестрокові, але важливі – звичайні завдання у списку справ на день;
• термінові, але неважливі – справи, які не можна відкладати, але вони не наближають до досягнення цілей;
• нестрокові і неважливі — справи, які не приносять жодної користі і витрачаються марно. Зазвичай їх можна викреслити без шкоди прогресу та продуктивності.

Завдання за цим методом зручно записувати, розділивши квадрат на папері або в електронній таблиці на 4 сегменти.

Фіксувати справи та плани. Яку б ідеальну систему планування ви не вибрали, вона не працюватиме, якщо всі справи пам’ятати. Крім того, намагаючись утримати плани в пам’яті, ви знизите ефективність роботи над завданнями і постійно нервуватимете, побоюючись щось забути. Тому фіксувати завдання точно треба, головне вибрати для себе зручний спосіб.

Маркерна дошка. Цей спосіб підходить для тих, хто хоче вести список справ вручну. Щоправда, повернутися на тиждень тому і подивитися записи та позначки не вийде – щодня з чистого аркуша.

Ділити великі справи на прості та зрозумілі частини. Цей досить простий, але дієвий метод, покликаний спростити нашому мозку сприйняття завдань.

Спосіб 2: Організація робочого місця

Для максимальної продуктивності під час професійної діяльності спеціалісти радять відповідально підійти до забезпечення власного комфорту. Важливо, щоб на робочому місці все бути під рукою і, головне, нічого не заважало.

Слід враховувати свої психологічні та фізичні особливості, а також приділити увагу предметам, які найчастіше використовуються вами.

Вплив робочого простору на продуктивність відіграє велику роль і цим не варто нехтувати.

Як організувати робочий простір для підвищення ефективності

Ваш робочий простір повинен сприяти продуктивної праці. Важливо пам’ятати, що є безліч дратівливих чинників, які слід мінімізувати.

1. Налаштуйте обладнання: ПК та периферію;
2. Підберіть стілець чи крісло;
3. Тримайте своє робоче місце у чистоті
4. Сховайте чи перенесіть усю непотрібну канцелярію.

Також, важливу роль відіграє колектив, настрою якого ви так чи інакше схильні.

Приклади ефективних робочих звичок

• Відмовтеся від усього непотрібного на час роботи. Це допоможе максимально зосередитись на досягненні раніше поставлених завдань, а також оптимізувати час, що витрачається на роботу.
• Спочатку розберись з текучкою. Важливо вміти правильно розставляти пріоритети. Під час роботи на вас може навалитися безліч завдань різного ступеня складності та дедлайнів. Їх все слід структурувати та виконувати виходячи з актуальності та важливості.
• Не намагайтеся зробити кілька завдань одночасно. Багатозадачність – міф, адже майже ніхто не вміє робити кілька справ одночасно без втрати якості. Слід виконувати завдання поетапно з урахуванням усіх обставин.

Спосіб 3: Перерви та відпочинок

Перерви відіграють важливу роль у побудові ефективного робочого дня. Важливо розуміти, що людина може працювати максимально ефективно не більше 3-4 годин без відпочинку. Після цього якість її роботи суттєво падає.

Доведено, що невелика перерва корисніша, ніж ви вважаєте: нещодавнє дослідження, проведене Національним інститутом охорони здоров’я, показало, що «відпочинок відіграє таку ж важливу роль у набутті нових навичок, як і практика».

Як правильно робити перерви та на що звертати увагу

За словами фахівців, найголовніше, що слід робити під час відпочинку – це відкласти на якийсь час роботу, якою ви займаєтеся. Якщо це фізична праця, варто дати собі відпочинок, розвантажити тіло і перевести дух. Якщо ж ви займаєтеся розумовою діяльністю важливо на якийсь час перевести свій фокус уваги на те, що приносить вам задоволення.

Тут важливу роль відіграють особливості кожної людини, а також її переваги у проведенні дозвілля.

Прийоми розслаблення для покращення якості відпочинку

1. Спілкуйтеся з колегами. Це допоможе без проблем та жалю приділяти собі небагато часу протягом трудового дня.
2. Встановіть межі. Визначте, що для вас важливо, навчитеся говорити ні і робити те, що зазвичай не прийнято (наприклад, перерви протягом дня).
3. Погуляйте на свіжому повітрі. Зверніть увагу на своє оточення і дотримуйтесь принципів «купання в лісі», не відволікаючись на телефон.
4. Подрімайте. Дослідження показують, що такий відпочинок допомагає перезавантажити тіло і розум, підвищити рівень енергії, працездатність і настрій.
5. Займіться тим, що вам подобається. Мотивуйїте себе на перерву, запланувавши щось, чим ви хочете зайнятися.

Спосіб 4: Управління електронною поштою та соціальними мережами

Електронна пошта та соціальні мережі суттєво впливають на продуктивність. Вони можуть відволікати вас від вирішення нагальних питань.

Для деяких фахівців соціальні мережі можуть бути джерелом доходу, іншим, навпаки, дратівливим чинником. Важливо дозувати кількість робочого часу, який ви витрачаєте на комунікацію та звичайне спілкування з друзями у соцмережах.

За словами фахівців, людина здатна максимально фокусуватися на виконанні лише однієї справи, все інше слід на якийсь час відкласти. Наприклад, якщо офісний працівник буде відволікатися від основної роботи на повідомлення від друзів та знайомих – його продуктивність падатиме з кожною годиною.

• Проблема. У вашому робочому просторі дуже багато всього відбувається, і це відволікає.
• Рішення. Знайдіть прості способи керувати обстановкою. Зосередьтеся на тому, що ви можете контролювати, і почніть із цього.

Спосіб 5: Використання технологій для збільшення продуктивності

Існує безліч технологій, що допомагають підвищувати продуктивність праці. Всі вони мають мотивувати працівників, а також покращувати загальну атмосферу в колективі.

Приклади технологій для покращення роботи:

Метод батога та пряника. Основним методом мотивації досі залишається система покарань та заохочень, яку ще називають «батога та пряника». Працівник карається за будь-яку негативну, на думку начальства, провину, а за позитивний результат, навпаки, винагороджується.

Преміювання. Широко поширена практика, яка застосовується до співробітника, який робить більший обсяг роботи та виявляє велику залученість. Це приклад заохочення за виконану роботу.

Корпоратив. Подібні заходи, що влаштовуються керівництвом організації зближують колектив, створюють приємну атмосферу і допомагають підвищенню продуктивності праці за рахунок особистої залученості. Керівник піклується про співробітника і водночас вимагає за це своєчасне та якісне виконання поставлених завдань.

Спосіб 6: Встановлення пріоритетів

Встановлення пріоритетів відіграє важливу роль у досягненні поставленої мети. Важливо враховувати дедлайн задач, а також продуктивно працювати над їх вирішенням.

Також делегування завдань є важливим компонентом ефективного розміщення пріоритетів. Оскільки іноді важливо передати частину справ іншій людині, розбивши рішення завдання на кілька частин.

Як встановлювати пріоритети:

1. Складіть список усіх завдань;
2. Визначте, що важливо: розуміння справжніх цілей;
3. Виділіть найбільш термінові;
4. Вкажіть черговість залежно від важливості та терміновості;
5. Уникайте виникнення конкуруючих пріоритетів.

Прийоми, які допомагають правильно встановити пріоритет

Після того як ви усвідомлюєте необхідність правильної розстановки пріоритетів, це завдання може здатися складнішим і справжнім стресом в порівнянні зі створенням простого списку. Ключові принципи, зазначені вище, стисло викладені далі. Вони допоможуть вдумливо розставити пріоритети:

• Записуйте все: особисті та робочі завдання мають бути зібрані в одному місці.
• Оцініть довгострокові цілі: враховуйте довгострокові цілі та зусилля, необхідні для їх досягнення.
• Розбийте великі цілі: Щоб зрозуміти, як досягати довгострокові цілі, розбийте їх на частини і встановіть, які результати повинні бути досягнуті через рік, місяць і тиждень.
• Встановлюйте чіткі терміни: майте ясне розуміння кінцевих термінів і встановлюйте їх для себе особисто, коли формально цього не потрібно.
• Використовуйте метод встановлення черговості за терміновістю, а не за важливістю: розставте пріоритети для термінових та важливих завдань; встановіть конкретний час роботи над важливими нетерміновими завданнями; делегуйте чи видаляйте зі списку всі інші.
• Не допускайте впливу відволікаючих факторів: цілеспрямовано уникайте конкуруючих завдань, особливо по мірі їх ускладнення.
• Розраховуйте зусилля: коли список справ стає занадто великим, розставляйте пріоритети в залежності від необхідних зусиль і швидше справляйтеся з простими завданнями.

Спосіб 7: Уникнення навантаження інформацією

Надлишок інформації шкодить нашому вмінню концентруватися. Вчені з’ясували, що на повернення в стан уваги людині потрібно в середньому 23 хвилини.

Враховуючи кількість факторів, що відволікають, наприклад, повідомлення в різні канали комунікації, в середньому офісний співробітник практично не перебуває в стані граничної концентрації, що негативно позначається на результатах роботи.

Як уникнути перевантаження інформації та підвищити концентрацію

Проблема інформаційного навантаження вирішується двома способами: зменшенням інформації, що надходить, або “зміцненням” мозку.

У першому випадку для того, щоб уникнути перевантаження інформації слід:

Займатися плануванням. Розділіть усі справи наступного дня на групи: важливі термінові, важливі нетермінові, неважливі термінові, неважливі та нетермінові.

Взяти на озброєння техніку «З’їж жабу». Це класичний прийом, який полягає в тому, щоб зробити якусь невелику і, можливо, не найприємнішу справу саме з ранку. Це дозволить розпочати день на підйомі і з відчуттям «я молодець» і «труднощі мені по плечу», що зрештою зменшить і тягар інформаційного навантаження.

Уникайте багатозадачності. За словами фахівців, мультизадачність – це міф. Людина здатна поетапно вирішувати поставлені завдання без втрати якості.

Прийоми, які допомагають оптимізувати інформацію та скоротити час її обробки

Метод Помодоро. Це метод управління часом, розроблений Франческо Чирілло наприкінці 1980-х. Він використовує таймер для того, щоб розбити роботу на 25-хвилинні інтервали, які називають «pomodori» (італійське слово, що означає «помідори») і розділені короткими перервами.

Техніка Pomodoro працює так:

1. Складіть список завдань, які потрібно зробити в найближчий час (наприклад, тиждень). Такі завдання називають активними.
2. З списку активних завдань виберіть ті, які хочете зробити сьогодні. Додайте їх у список завдань на день.
3. Розставте завдання на день від найбільш до найменш пріоритетного.
4. Увімкніть таймер на 25 хвилин. Починайте роботу!
5. Пройшло 25 хвилин – зробіть перерву в 5-10 хвилин. Через 4 «помідори» зробіть повноцінну перерву в 15-20 хв.
6. Повторюйте пункти 4-6, поки не закриєте всі завдання зі списку на день. Кожен витрачений на завдання «помідор» відмічайте навпроти неї хрестиком. Закриті завдання викреслюйте.

Timeboxing. Це орієнтована на досягнення цілей стратегія управління часом, що допомагає підвищити продуктивність і знизити рівень прокрастинації. Задаючи обмеження часу, ви ставите собі за мету виконати завдання за відведений інтервал.

За допомогою таймбоксінгу можна планувати час виконання завдань, підтримувати високий рівень організації в команді або ефективніше проводити наради.

Як використовувати Timeboxing.

• Обов’язково блокуйте час у календарі. Блокування дуже важливе для таймбоксінгу. Це те, що дозволяє вам фактично “упакувати” свій час. Крім того, це зробить кількість часу, який у вас є кожен день, більш помітним.
• Визначте, скільки часу потрібно для виконання завдання.
• Завжди встановлюйте таймер.
• Почніть із техніки Помодоро. Найкращий спосіб почати займатися таймбоксінгом – використовувати техніку “Помодоро”. Це дуже простий метод, коли ви працюєте 25 хвилин, а потім робите п’ятихвилинну перерву.

Спосіб 8: Фізична активність

Фізична активність є невід’ємною складовою життя кожної людини. В здоровому тілі здоровий дух! За словами фахівців, люди, які ведуть активний спосіб життя менш схильні до хронічних захворювань і здатні довше фокусуватися на справах.

Як включити фізичну активність у режим дня

У багатьох великих західних компаніях давно існують кабінети для спорту та релаксації, в яких співробітники можуть в ігровій формі провести вільний час.

У наших реаліях працівникам розумової праці рекомендують кожні 2-4 години відходити від робочого місця, приділивши час прогулянці або приємним фізичним навантаженням.

Спосіб 9: Ментальне здоров’я

Крім фізичного стану на роботі важливе і ментальне здоров’я. Гармонія в душі, яка повинна уживатися з робочим процесом, що вимагає постійного тонусу.

Як підтримувати ментальне здоров’я у робочий час

За словами фахівців, найголовніше для більшості співробітників – щоб робота приносила йому задоволення. Адже це спричиняє емоційне і психологічне піднесення і саме собою дає можливість розвиватися.

За таких умов набагато простіше підтримувати ментальне здоров’я.

З погляду роботодавця можна використовувати такі методи ментальної підтримки співробітників:

• заохочення працівників із психічними розладами до успішної участі у трудовій діяльності;
• створення умов, що стимулюють зміни.

Підписуйтеся на наш Телеграм-канал і сторінку Відкритого в Фейсбук, щоб першими дізнаватися про найважливіші події Дніпра.